Procedura zgłaszania naruszeń prawa dla sygnalistów
Wewnętrzna procedura zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych, przez które należy rozumieć podjęte przez Miejskie Zakłady Komunalne Sp. z o.o. w Kostrzynie nad Odrą działania w celu oceny prawdziwości zarzutów zawartych w zgłoszeniu oraz, w stosownych przypadkach, w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia.
Rozdział I.
Przepisy wstępne
§ 1.
- Niniejszą procedurę opracowano na podstawie art. 24 Ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów ( Dz.U. 2024 poz. 928).
- Zobowiązanymi do stosowania się do niniejszej procedury są wszyscy pracownicy Miejskich Zakładów Komunalnych Sp. z o.o. w Kostrzynie nad Odrą.
- Pracodawca obowiązany jest zapoznać pracownika z treścią procedury przed dopuszczeniem go do prac.
§ 2.
- Użyte w procedurze określenia oznaczają:
1) działanie następcze – działanie podjęte przez Miejskie Zakłady Komunalne Sp. z o.o. w celu oceny prawdziwości zarzutów zawartych w zgłoszeniu oraz w stosownych przypadkach, w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia;
2) działanie odwetowe – bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa zgłaszającego lub wyrządza lub może wyrządzić szkodę zgłaszającemu;
3) informacja o naruszeniu prawa – informacja, w tym uzasadnione podejrzenie, dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w szkole/placówce lub dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa;
4) informacja zwrotna – przekazanie zgłaszającemu informacji na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań;
5) pracodawca – Miejskie Zakłady Komunalne Sp. z o.o., za które czynności w sprawach z zakresu prawa pracy dokonuje Zarząd;
6) pracownik – pracownik na stanowisku robotniczym i nierobotniczym;
7) zgłoszenie – zgłoszenie wewnętrzne i zewnętrzne dotyczące naruszenia prawa;
8) zgłoszenie wewnętrzne – przekazanie informacji o naruszeniu prawa pracodawcy;
9) zgłoszenie zewnętrzne – przekazanie informacji o naruszeniu prawa organowi publicznemu lub organowi centralnemu.
10) zgłaszający - osoba dokonująca zgłoszenia naruszenia prawa;
11) pełnomocnik ds. zgłoszeń – pracownik upoważniony przez Zarząd do przyjmowania zgłoszeń, podejmowania działań następczych obejmujących weryfikację zgłoszenia i dalszą komunikację ze zgłaszającym.
Rozdział II
Zgłoszenia naruszeń
§ 3.
Naruszeniem prawa, które podlega zgłoszeniu na podstawie procedury jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące:
1) zamówień publicznych;
2) korupcji;
3) ochrony środowiska;
4) bezpieczeństwa transportu;
5) ochrony prywatności i danych osobowych;
6) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
7) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1-6.
§ 4.
- W celu skutecznego podjęcia działań następczych oraz przekazania informacji o podjętych działaniach następczych zgłoszenia wewnętrzne umożliwiają identyfikację zgłaszającego.
- Nie dopuszcza się przyjmowania zgłoszeń anonimowych.
§ 5.
- Zgłoszenie wewnętrzne może być dokonane ustnie, w postaci papierowej lub elektronicznej.
- Zgłoszenie w postaci papierowej może być dokonane poprzez skierowanie zgłoszenia na adres: Miejskie Zakłady Komunalne Sp. z o.o.
ul. Mikołaja Kopernika 4a,
66-470 Kostrzyn nad Odrą
Hubert Sańczyk w kopercie z dopiskiem do „rąk własnych”
- Zgłoszenie w postaci elektronicznej może być dokonane poprzez skierowanie zgłoszenia na adres poczty elektronicznej: zgloszenie@mzk.kostrzyn.pl
- Zgłoszenie ustne może być dokonane:
1) telefonicznie pod nr 795-557-255;
2) na wniosek zgłaszającego – podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego w siedzibie pracodawcy lub poza nią w wyznaczonym terminie, nie dłuższym niż 7 dni, liczonych od dnia złożenia wniosku.
- W celu umożliwienia przekazania informacji o podjętych działaniach następczych zgłaszający podaje w zgłoszeniu adres korespondencyjny lub adres poczty elektronicznej, zwane dalej „adresami do kontaktu”. Brak adresu korespondencyjnego lub brak adresu poczty elektronicznej w zgłoszeniu nie wpływa na konieczność podjęcia działań następczych.
- Pełnomocnik ds. zgłoszeń potwierdza przyjęcie zgłoszenia na adres do kontaktu niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni roboczych od dnia otrzymania zgłoszenia, o ile zgłaszający wskazał adres do kontaktu.
- Przy procedowaniu zgłoszeń podejmowane są środki:
1) uniemożliwia uzyskanie dostępu do informacji objętej zgłoszeniem wewnętrznym nieupoważnionym osobom;
2) zapewnia ochronę poufności tożsamości osoby dokonującej zgłoszenia i osoby, której dotyczy zgłoszenie.
- Ochrona poufności, o której w ust. 7 pkt 2 obejmuje informacje, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość osoby dokonującej zgłoszenia oraz osoby której dotyczy zgłoszenie.
- Przyjęte środki komunikacji na potrzeby zgłoszeń wewnętrznych:
- są niezależne od sposobów komunikacji wykorzystywanych w ramach zwykłej działalności Spółki;
- zapewniają poufność i integralność danych, w tym ich zabezpieczenie przed odczytaniem przez osoby nieuprawnione.
Rozdział III
Pełnomocnik ds. zgłoszeń
§ 6.
- Zarząd wyznacza pełnomocnika ds. zgłoszeń udzielając pisemnego upoważnienia osobie lub osobom spośród pracowników do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych, dokonywania ich wstępnej weryfikacji, podejmowania działań następczych oraz związanego z tym przetwarzania danych osobowych.
- Pełnomocnik ds. zgłoszeń, o którym mowa w ust. 1 jest obowiązany do zachowania tajemnicy z tytułu pozyskania informacji o których mowa w ust. 1.
- W przypadku gdy zgłoszenie wewnętrzne zostało przyjęte przez pracownika nie posiadającego upoważnienia , pracownik ten jest obowiązany do:
1) nieujawniania informacji mogących skutkować ustaleniem tożsamości osoby dokonującej zgłoszenia lub osoby, której dotyczy zgłoszenie;
2) niezwłocznego przekazania zgłoszenia pełnomocnikowi ds. zgłoszeń, bez wprowadzania zmian w tym zgłoszeniu.
§ 7.
- Pełnomocnik ds. zgłoszeń prowadzi rejestr zgłoszeń wewnętrznych.
- Administratorem danych zgromadzonych w rejestrze są Miejskie Zakłady Komunalne Sp. z o.o.
- Wpisu do rejestru zgłoszeń wewnętrznych dokonuje się na podstawie zgłoszenia wewnętrznego.
- W rejestrze zgłoszeń wewnętrznych gromadzone są dane obejmujące:
1) numer sprawy;
2) przedmiot naruszenia;
3) dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie;
4) adres do kontaktu sygnalisty;
5) datę dokonania zgłoszenia wewnętrznego;
6) informację o podjętych działaniach następczych;
7) datę zakończenia sprawy.
- Dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
- Wzór rejestru zgłoszeń wewnętrznych określa załącznik do procedury.
Rozdział IV
Działania następcze i informacja zwrotna
§ 8.
- Pełnomocnik ds. zgłoszeń podejmuje działania następcze poprzez:
1) weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i ocenę prawdziwości zarzutów zawartych w tym zgłoszeniu;
2) występowanie do organów Spółki z wnioskami dotyczącymi podjęcia działań zmierzających do usunięcia uchybień wskazanych w zgłoszeniu;
3) złożenie do właściwego organu zawiadomienia o popełnieniu przestępstwa bądź możliwości jego popełnienia w każdym przypadku, gdy naruszenie, którego dotyczy zgłoszenie wypełnia znamiona czynu zabronionego.
- Pełnomocnik ds. zgłoszeń uprawniony jest do wystąpienia do zgłaszającego, z wykorzystaniem adresu do kontaktu, o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje, jakie mogą być w jego posiadaniu. Jeżeli zgłaszający sprzeciwia się przesyłaniu żądanych wyjaśnień lub dodatkowych informacji lub przesłanie takich żądań może zagrozić ochronie tożsamości tej osoby, pełnomocnik ds. zgłoszeń odstępuje od żądania wyjaśnień lub dodatkowych informacji.
- Pełnomocnik ds. zgłoszeń nie podejmuje działań następczych w przypadku, gdy zgłoszenie wewnętrzne dotyczy sprawy, która była już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia, a w ponownym zgłoszeniu nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszeń w stosunku do wcześniejszego zgłoszenia wewnętrznym. Adnotację o tym zamieszcza się w rejestrze zgłoszeń .
§ 9.
- Pełnomocnik ds. zgłoszeń przekazuje zgłaszającemu, na adres do kontaktu, informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia.
- Informacja zwrotna obejmuje w szczególności informację o stwierdzeniu bądź braku stwierdzenia wystąpienia naruszenia prawa i ewentualnych środkach, które zostały lub zostaną zastosowane w reakcji na stwierdzone naruszenie prawa.
§ 10.
- Wobec zgłaszającego nie mogą być podejmowane działania odwetowe w szczególności:
a) zawieszenia, przymusowego urlopu bezpłatnego, zwolnienia lub równoważnych środków;
b) degradacji lub wstrzymania awansu;
c) przekazania obowiązków, zmiany miejsca pracy, obniżenia wynagrodzenia, zmiany godzin pracy;
d) wstrzymania szkoleń;
e) negatywnej oceny wyników lub negatywnej opinii o pracy;
f) nałożenia lub zastosowania jakiegokolwiek środka dyscyplinarnego, nagany lub innej kary, w tym finansowej;
g) przymusu, zastraszania, mobbingu lub wykluczenia;
h) dyskryminacji, niekorzystnego lub niesprawiedliwego traktowania;
i) nieprzekształcenia umowy o pracę na czas określony w umowę o pracę na czas nieokreślony, w sytuacji gdy pracownik mógł mieć uzasadnione oczekiwania, że zostanie mu zaoferowane stałe zatrudnienie;
j) nieprzedłużenia lub wcześniejszego rozwiązania umowy o pracę na czas określony;
k) szkody, w tym nadszarpnięcia reputacji danej osoby, zwłaszcza w mediach społecznościowych, lub strat finansowych, w tym strat gospodarczych i utraty dochodu;
l) umieszczenia na czarnej liście na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego, co może skutkować tym, że dana osoba nie znajdzie w przyszłości zatrudnienia w danym sektorze lub danej
branży;
m) wcześniejszego rozwiązania lub wypowiedzenia umowy dotyczącej towarów lub umowy o świadczenie usług;
n) odebrania licencji lub zezwolenia;
o) skierowania na badania psychiatryczne lub lekarskie.
- Dokonanie zgłoszenia nie może stanowić podstawy pociągnięcia do odpowiedzialności dyscyplinarnej, pod warunkiem że zgłaszający miał uzasadnione podstawy, by sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa.
- Dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności za szkodę, z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, przepisów o ochronie danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, pod warunkiem że zgłaszający miał uzasadnione podstawy, by sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa.
Rozdział V
Zgłoszenie zewnętrzne
§ 11.
- Zgłaszający może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organu publicznego.
- Zgłoszenie dokonane do organu publicznego lub organu centralnego z pominięciem procedury określonej w regulaminie zgłoszeń wewnętrznych nie skutkuje pozbawieniem zgłaszającego ochrony o której mowa w treści niniejszej procedury.
